Práca online z domu, najlepšie nástroje na stretnutia
Príprava na pár dní na vzdialené videokonferencie, v dňoch koronavírusu, je jednoduchá a často bezplatná. Tu sú najlepšie dostupné programy.
Prijatím opatrení na zabránenie šírenia systému Covid-19 sa pozornosť zameraná na prácu online z domu , tzv. Inteligentnú prácu, vrátila . Ak pre nezávislých pracovníkov je práca na diaľku pomocou najinovatívnejšieho softvéru normou už niekoľko rokov, pre niektoré kategórie pracovníkov je to novinka . Najmä pokiaľ ide o vedenie videokonferencií, workshopov a všetkého, čo presahuje jednoduchú výmenu e-mailov .
Aké sú najpoužívanejšie nástroje na vzdialené stretnutia?
Cisco Webex
Webex od spoločnosti Cisco je profesionálna aplikácia, ktorá je k dispozícii v počítačovej aj mobilnej verzii a ktorá vám umožňuje organizovať stretnutia , udalosti a online video školenia . Môže sa používať s wi-fi aj dátovým pripojením . Najnovšie verzie rozšírili svoje využitie aj na školách a univerzitách . Webex je cenený pre svoju vysoko kvalitnú video a mobilnú funkčnosť , ktorá vám umožňuje pohybovať obrazovkou v reálnom čase, aby ste ukázali, kto hovorí. Medzi výhody patrí možnosť výmeny dokumentov , súborov a obrázkov vo veľmi výkonnom HD rozlíšení . Pre prípad núdzeCoronavirus , Cisco rozšírila bezplatné skúšobné obdobie na všetky krajiny, v ktorých je možné program použiť.
Toto sú ďalšie funkcie dostupné aj v bezplatnej verzii:
- Bez časového obmedzenia na stretnutia (predtým maximum bolo 40 minút);
- Umožňuje až 100 účastníkov (namiesto 5);
- Umožňuje vám pripojenie prostredníctvom telefónneho predplatného a nie iba vo VoIP.
Na podrobnosti o ponuke sú k dispozícii na oficiálnych internetových stránkach Cisco WebEx. Ak sa chcete namiesto toho prihlásiť na odber ad hoc zariadení pre školy, stačí sa pripojiť na stránku Digitálna solidarita v Agid (Agentúra pre digitálne Taliansko - predsedníctvo Rady ministrov). Tu sú všetky bezplatné iniciatívy zoskupené s cieľom priblížiť spoločnosti a pracovníkov k svetu inteligentnej práce , v tejto krehkej chvíli.
Priblížiť stretnutie s cloudom
Medzi najlepšie nástroje pre online stretnutia je univerzálne a jednoduché použitie . Je to platforma určená pre webové konferencie všetkých druhov, a to aj v tomto prípade z PC aj smartfónu . Okrem kvality audio-videa sa vyznačuje niektorými vlastnosťami . Nie je napríklad potrebné, aby boli všetci účastníci zaregistrovaní v službe. Len to, že organizátor odošle odkaz a je k nemu prístup priamo z prehliadača . Ak je dom uprataný , môžete použiť funkciu Virtuálne pozadie a mať za sebou fotografické pozadie . SZOkoordinuje interakcie s Zoomom, navyše má rad nástrojov na správu publika :
- Môžete aktivovať alebo deaktivovať video a / alebo mikrofón účastníkov;
- Zaznamenajte reláciu , aby ste ju mohli ľubovoľne skontrolovať a zdieľať s kolegami .
GoToMeeting
To vám umožní plánu , založiť a riadiť sa videokonferencie kdekoľvek, kedykoľvek a na akomkoľvek zariadení. Po dvojtýždňovej bezplatnej skúšobnej dobe sa vyberie najvhodnejší tarifný plán . Táto platforma s intuitívnym rozhraním umožňuje zdieľanie obrazovky. To znamená, že používatelia si budú môcť počas práce vymieňať obrázky , prezentácie a ďalšie dokumenty . Môžete sa tiež vzdať kontroly nad počítačomza všetky ukážky prevádzky softvéru .
Tímy spoločnosti Microsoft
Obrovský redmond sa aktivoval aj pre núdzové prípady Coronavirus . V skutočnosti predĺžila bezplatnú skúšobnú dobu nástroja na živé stretnutie pre všetkých až na šesť mesiacov . Aktivácia rozhovoru s kolegami , začatie okamžitého videokonferencie , získanie úložiska dokumentov (osobný a pracovný tím) a spolupráca s balíkom Office 365 si vyžaduje iba niekoľko kliknutí .
Zoznámte sa s hangoutmi Google
Ďalším nástrojom na prácu online z domu je jedna zo služieb zahrnutých v balíkoch G Suite a G Suite for Education , v rámci ktorých nájdeme aj najznámejšie aplikácie, ako sú Gmail , Disk Google a Kalendár Google . Stretnutia Meet sú vhodné pre prácu aj do školy . Umožňuje ľahko spravovať virtuálne stretnutia, ku ktorým sa môže súčasne pripojiť až 250 ľudí .
Okrem toho je možné organizovať videokonferencie, ktoré sa môžu vysielať až do maximálneho počtu 100 000 divákov . Spoločnosť Google sa rozhodla uvoľniť softvér do 1. júla 2020, aby sa uľahčilo jeho používanie v prípade núdzovej situácie spôsobenej vírusom Coronavirus . Avšak podpora je vyhradená len pre tých, ktorí sa už prihlásili k odberu na G Suite alebo G Suite pre vzdelávanie predplatným , ktorí nebudú musieť platiť mesačný poplatok za normálnych okolností s ktorými sa počíta pre službu.
Tipy na správu online stretnutia
Výber najvhodnejšieho nástroja na prácu online z domu je prvým krokom k tomu, aby ste mohli pracovať v pokoji aj na diaľku . Rovnako dôležitá je však koordinácia času, ľudí a využívania dostupných nástrojov . Niektoré cenné rady pochádzajú od Methodos Group SpA , medzinárodnej poradenskej spoločnosti špecializujúcej sa na riadenie organizačných zmien.
Neriešte príliš veľa tém
Tieto virtuálne interakcie sú často výhodnejšie ako tie, ktoré v prítomnosti, ale aj tie najnáročnejšie . Preto je lepšie sa obmedziť na výmeny, ktoré sú skutočne zásadné a potrebné na dosiahnutie konkrétnych výsledkov.
Vytvorte facilitačný tím
Ak je to potrebné - to znamená, ak si to vyžadujú ciele , materiály, ktoré sa majú zdieľať, a počet ľudí, ktorých sa to týka, vytvoriť pomocný tím . Zahŕňa koordinátora prác , zodpovedného za obsah, ktorý sa má vyrobiť a dodať zamestnancom a spolupracovníkom, a IT technika, ktorý dohliada na prevádzku technologickej platformy. Tí, ktorí sa podieľajú na tvorbe obsahu, prispôsobia prostredníctvom kompresie formát materiálov (prezentácie, videá, obrázky atď.), Aby sa znížila potreba šírky pásma prenosu.
Neopustiť nič náhodné
Tipy na lepšie spravovanie online stretnutia v oblasti inteligentnej práce tu nekončia. V skutočnosti je vhodné zdieľať účastníkom upomienku vopred s cieľmi , témami a materiálmi, o ktorých sa bude diskutovať počas webovej konferencie. Deň pred , otestovať pripojenie a funkčnosť zvoleného programu s aspoň dvoma účastníkmi. V prípade, že kolegovia zúčastňuje ešte nikdy nepracoval na diaľku , požiadajte ich, aby kontrolovať šírku pásma a pripojenie tiež v predstihu . Pokiaľ ide o fyzické pracovné prostredie, pozývajte ichmajú písací stôl . V určený deň si pred oficiálnym začiatkom schôdze naplánujte desať minút „privítania“ , aby ste skontrolovali kvalitu audio-video spojenia pre všetkých .
Rešpektujte pravidlá etikety
Nakoniec nesmieme zabúdať na pravidlá etikety : hovorte naraz a dve tretiny normálnej rýchlosti . Slová hláskujte pomocou jednoduchých krátkych viet. Oznámte, ak sa potrebujete odpojiť od schôdzky.